九段秘書
點(diǎn)擊：2412 次 發(fā)布時(shí)間：2013-10-23
總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會議。在這件事下，什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?
通知到所有參會的人員，然后秘書自己也參加會議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法。
一段秘書的做法:發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。
二段秘書的做法:抓落實(shí)——發(fā)通知之后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。
三段秘書的做法:重檢查——發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時(shí)有急事不能參加會議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時(shí)間。
四段秘書的做法:勤準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會議，會場安排到哪，桌椅數(shù)量夠用嗎？音響、空調(diào)是否正常？白板、筆、紙、本是否充分？我的準(zhǔn)備，在物品上，環(huán)境上，可以滿足開會的需求了嗎？
五段秘書的做法:細(xì)準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會議的性質(zhì)是什么?議題是什么?議程怎么安排，然后給與會者發(fā)與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。提前的目的是讓參會者有備而來，以便大家開會時(shí)提高效率。
六段秘書的做法:做記錄——發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄(在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份)。
會議開完，就完了嗎？會議上大家討論的問題，做出的承諾，領(lǐng)導(dǎo)的安排，部門之間的配合，都有許多會議的成果，需要有人記錄下來。
七段秘書的做法:發(fā)記錄——會后整理好會議記錄(錄音)給總經(jīng)理，然后請示總經(jīng)理會議內(nèi)容沒有問題后，是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。要求他們按照執(zhí)行。
八段秘書的做法:定責(zé)任——將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，以紀(jì)要為執(zhí)行文件，監(jiān)督，檢查執(zhí)行人的過程結(jié)果和最終結(jié)果，定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。
九段秘書的做法:做流程——把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，復(fù)制優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！
同樣是做秘書，同樣是準(zhǔn)備開會這樣一個(gè)看似簡單的任務(wù)，但不同的細(xì)致程度和考慮問題的全面性卻決定了人所具有的截然不同的價(jià)值，如果將這一價(jià)值體現(xiàn)在數(shù)字上，就是你值多少錢。